1. Wstęp – Dlaczego warto umieć pisać profesjonalne smsy?
W dzisiejszych czasach, kiedy praca zdalna staje się coraz bardziej powszechna, umiejętność komunikacji za pośrednictwem wiadomości tekstowych jest niezwykle cenna. SMS-y są szybkim i wygodnym sposobem na przekazanie ważnych informacji, takich jak nieobecność w pracy. Jednak, aby przekazać takie informacje w profesjonalny sposób, niezbędne jest zrozumienie, jak napisać odpowiedni tekst.
Niewłaściwie sformułowany SMS może wywołać nieporozumienia i negatywne reakcje. Biorąc pod uwagę, że komunikacja niewerbalna stanowi aż 93% całkowitej komunikacji, brak możliwości wykorzystania tonu głosu, mimiki czy gestów sprawia, że treść naszej wiadomości musi być jasna i precyzyjna. Profesjonalny SMS powinien przekazać konieczne informacje, zrozumiale i bez zbędnych emocji.
W dodatku, profesjonalne formułowanie wiadomości tekstowych ma również wpływ na nasz wizerunek w oczach przełożonych czy współpracowników. Dzięki nim pokazujemy, że potrafimy zachować profesjonalizm, nawet nie będąc w biurze.
Ponadto, zgodnie z badaniami przeprowadzonymi przez firmę “Text Request”, ponad 78% ludzi preferuje komunikację za pośrednictwem SMS-ów. Dlatego warto umieć pisać profesjonalne wiadomości tekstowe.
2. Najważniejsze informacje, jakie powinien zawierać sms
Pisanie SMS-a o nieobecności nie jest trudne, ale wymaga przemyślenia. Przede wszystkim, powinniśmy pamiętać, że jest to forma komunikacji zawodowej, więc musimy zachować odpowiedni ton i język.
SMS o nieobecności powinien zawierać przede wszystkim trzy kluczowe informacje: powód nieobecności, przewidywany czas nieobecności i ewentualne propozycje rozwiązania problemów, które mogą wyniknąć z naszej nieobecności.
Wyjaśnienie powodu nieobecności jest niezbędne, aby szef miał pełne zrozumienie sytuacji. Nie musimy wdawać się w szczegóły, ale powinniśmy podać ogólny powód naszej nieobecności.
Określenie przewidywanego czasu nieobecności pozwala szefowi na planowanie i ewentualne przesunięcie terminów czy zadań.
Podanie propozycji rozwiązania problemów pokazuje, że mimo nieobecności, nadal dbamy o dobro firmy. Może to być np. propozycja przekazania naszych obowiązków komuś innemu na ten czas.
3. Jak unikać typowych błędów w smsach o nieobecności?
Wiele osób popełnia typowe błędy podczas pisania SMS-ów o nieobecności. Poniżej przedstawiam kilka wskazówek, które pomogą Ci ich uniknąć.
Po pierwsze, nie używaj języka potocznego i skrótów. Pamiętaj, że SMS o nieobecności jest formą komunikacji zawodowej, więc powinien być napisany w odpowiedni sposób.
Po drugie, unikaj nadmiernych szczegółów. Szef nie musi znać wszystkich szczegółów twojego stanu zdrowia czy prywatnej sytuacji. Staraj się podać tylko najważniejsze informacje.
Po trzecie, nie zostawiaj swojego szefa w niepewności. Poinformuj go, kiedy planujesz wrócić do pracy i jakie kroki podejmiesz, aby zminimalizować wpływ twojej nieobecności na pracę zespołu.
Po czwarte, nie wysyłaj SMS-a w ostatniej chwili. Jeśli wiesz, że nie będziesz mógł przyjść do pracy, powiadom o tym swojego szefa jak najwcześniej.
4. Przykłady profesjonalnych formułek do smsów o nieobecności
Poniżej przedstawiam kilka przykładów, jak można sformułować SMS o nieobecności:
- “Dzień dobry, z powodu nagłego zdarzenia osobistego nie będę mógł dzisiaj stawić się w pracy. Przepraszam za niedogodności. Planuję wrócić do pracy jutro.”
- “Witam, niestety jestem chory i nie będę mógł dzisiaj pracować. Zrobię wszystko, co w mojej mocy, aby nadrobić zaległości po powrocie.”
- “Dzień dobry, z powodu awarii samochodu nie jestem w stanie dotrzeć dzisiaj do biura. Czy mogę pracować zdalnie lub przesunąć dzisiejsze obowiązki na jutro?”
Pamiętaj, że SMS powinien być krótki i zwięzły, ale jednocześnie musi zawierać wszystkie niezbędne informacje.
5. Jak odpowiednio zareagować na odpowiedź szefa?
Twoja reakcja na odpowiedź szefa powinna być profesjonalna, niezależnie od tego, jaka ta odpowiedź jest. Jeśli szef zrozumie twoją sytuację i zaakceptuje twoją nieobecność, podziękuj mu za zrozumienie.
Jeśli szef ma dodatkowe pytania lub potrzebuje więcej informacji, staraj się odpowiedzieć na nie jak najbardziej konkretnie i zrozumiale. Pamiętaj, że szef ma prawo wiedzieć, kiedy planujesz wrócić do pracy i jak twoja nieobecność wpłynie na twoje obowiązki.
W przypadku, gdy szef nie zareaguje na twojego SMS-a, upewnij się, że dostał twoją wiadomość. Możesz to zrobić, na przykład, wysyłając dodatkowy SMS lub dzwoniąc do niego.
6. Podsumowanie – Jak napisać sms, że nie będzie mnie w pracy?
Podsumowując, pisanie SMS-a o nieobecności w pracy wymaga przemyślenia i odpowiedniego podejścia. Pamiętaj, że jest to forma komunikacji zawodowej, więc powinieneś zachować odpowiedni ton i język.
Twoja wiadomość powinna zawierać trzy kluczowe informacje: powód nieobecności, przewidywany czas nieobecności i ewentualne propozycje rozwiązania problemów, które mogą wyniknąć z twojej nieobecności.
Unikaj typowych błędów, takich jak używanie języka potocznego, nadmiernych szczegółów czy wysyłanie SMS-a w ostatniej chwili.
Pamiętaj, że twoja reakcja na odpowiedź szefa powinna być profesjonalna, niezależnie od tego, jaka ta odpowiedź jest.
Pamiętaj, że profesjonalne formułowanie wiadomości tekstowych ma wpływ na twój wizerunek w oczach przełożonych i współpracowników, dlatego warto poświęcić czas na poprawne sformułowanie SMS-a o nieobecności.
