1. Dlaczego warto zwrócić uwagę na styl pisania maila do profesora?
Komunikacja z profesorem ma kluczowe znaczenie dla naszego rozwoju akademickiego. Niezależnie od tego, czy chcemy zapytać o dodatkowe materiały do nauki, wyjaśnić niejasności dotyczące zadań domowych, czy omówić nasz plan badawczy, musimy to zrobić w sposób profesjonalny i uprzejmy. A jak tego dokonać? Poprzez napisanie dobrze sformułowanego maila.
Styl pisania maila do profesora jest ważny z kilku powodów. Po pierwsze, profesorowie są zazwyczaj bardzo zajęci, a czytelny i zrozumiały mail oszczędza im czas. Po drugie, profesjonalny ton pokazuje szacunek do ich pracy i doświadczenia. Po trzecie, dobrze napisany mail może przyczynić się do pozytywnego obrazu, jaki profesor ma o nas jako studencie.
Nie zapominajmy również, że umiejętność pisania profesjonalnych maili to kompetencja, która przyda nam się nie tylko w kontakcie z profesorami, ale również w przyszłej pracy. Według badania przeprowadzonego przez Carleton University, przeciętny pracownik biurowy spędza na czytaniu i pisaniu maili aż 28% swojego czasu pracy.
2. Jak zacząć? Wprowadzenie do sztuki pisanie maili
Zacznijmy od tego, że każdy mail powinien zawierać trzy podstawowe elementy: tytuł, treść i podpis. Tytuł powinien być krótki i konkretny, a treść – zwięzła i jasna. Podpis powinien zawierać nasze imię i nazwisko oraz, jeżeli to możliwe, numer indeksu.
Pierwsze zdanie maila powinno być uprzejme i bezpośrednie. Możemy na przykład napisać: “Dzień dobry, Profesorze” lub “Szanowna Pani Profesor”. Następnie powinniśmy przedstawić się i wyjaśnić, dlaczego piszemy. Ważne jest, aby od razu przejść do sedna sprawy, unikając niepotrzebnych szczegółów.
3. Zasady etykiety mailowej – co powinieneś wiedzieć?
Pisanie maila do profesora różni się od pisania maila do przyjaciela. Istnieją pewne zasady etykiety mailowej, które powinniśmy znać i przestrzegać. Po pierwsze, zawsze zaczynajmy od formalnego powitania. Po drugie, używajmy pełnych zdań i unikajmy skrótów, slangów oraz emotikon. Po trzecie, zawsze sprawdzajmy pisownię i gramatykę.
Ważne jest również, aby pamiętać o odpowiednim formacie maila. Nie używajmy wielkich liter (co w komunikacji internetowej jest równoznaczne z krzykiem) i unikajmy nadmiernego używania znaków interpunkcyjnych. Pamiętajmy też o zachowaniu odpowiedniego dystansu – nie jesteśmy na “ty” z profesorem, więc powinniśmy zwracać się do niego per “Pan” lub “Pani”.
4. Przykłady dobrych i złych maili do profesora – analiza
Przykładowy zły mail do profesora może wyglądać tak: “Hej, mam problem z tym zadaniem, co mam zrobić?”. Jest on zbyt nieformalny, nie zawiera powitania ani podpisu, a treść jest niejasna.
Dobry mail do profesora mógłby natomiast wyglądać tak: “Szanowny Panie Profesorze, Nazywam się Jan Kowalski i jestem studentem Pana wykładu z fizyki. Mam problem z rozwiązaniem zadania nr 5 z listy, które omawialiśmy na ostatnich zajęciach. Czy mógłby Pan mi pomóc? Z poważaniem, Jan Kowalski”.
5. Poznaj kluczowe wskazówki, które pomogą Ci zrobić dobre wrażenie
Oto kilka kluczowych wskazówek, które pomogą Ci zrobić dobre wrażenie:
- Bądź uprzejmy i szanuj czas profesora. Unikaj długich i niejasnych maili.
- Używaj formalnego języka i unikaj slangu.
- Zawsze sprawdzaj pisownię i gramatykę.
- Pisz zwięźle i na temat.
- Zawsze podpisuj swoje maile i dodawaj numer indeksu, jeśli to możliwe.
6. Sprawdź, czy na pewno dobrze to robisz – najczęstsze błędy
Najczęstszymi błędami, które studenci popełniają, pisząc maile do profesorów, są: zbyt nieformalny język, brak powitania i podpisu, błędy ortograficzne i gramatyczne, a także brak konkretnego pytania lub prośby. Pamiętaj, że profesor to nie tylko osoba, która ma Ci pomóc, ale także osoba, która ocenia Twoje umiejętności komunikacyjne. Dlatego zawsze zastanów się dwa razy, zanim naciśniesz przycisk “wyślij”.
